Библиотека

«Если бы меня спросили, какое единственное дело должен сделать человек, чтобы в действительности быстро стать эффективным работником, увеличить производительность своего труда и получать удовольствие от своей работы, то я бы ответил: «Вы должны быть уверены, что знаете, на что уходит ваше время. Не надейтесь на память, это ненадежный компас».

Слова Питера Друкера воспринимаются как приглашение принять нечто, что весьма сродни научному подходу к управлению временем. Положите время под микроскоп. Вы не можете управлять временем в прошлом. Но вы можете совершенно объективно и трезво проверить, как вы управляли им.

Ключевое предложение этой главы заключается в том, чтобы вы всегда держали при себе временной журнал, в который бы записывали, как вы проводите ваше время.

Я предупреждаю вас заранее, исходя из собственного опыта, что вы испытаете довольно серьезный шок. Необходимо, чтобы этот шок смог побудить вас к действию. Он подобен электрическому разряду, который проскакивает, чтобы мотор смог начать работать.

Вы, возможно, будете изумлены откровением, как много времени вы тратите впустую, что укрепит ваше решение более эффективно управлять временем в будущем.

Вы можете сказать, что вы уже знаете, как вы тратите ваше время. Позвольте мне повторить слова Питера Друкера: «Не надейтесь на память, это ненадежный компас». Эксперимент еще не начался, но вы уже что-то чувствуете. Вы не должны ничего упускать. Возможно, ваши впечатления подтвердятся, или, может быть, они заставят вас задуматься вновь для вашей же большей пользы.

Конечный продукт является не техникой или, более точно, рядом достаточно сложных бюрократических форм, которые нужно заполнять каждую неделю до конца вашей жизни. Эти упражнения являются следующим шагом к развитию персонального ощущения времени: куда оно уходит и куда оно должно уходить.

ПЕРСОНАЛЬНОЕ ОЩУЩЕНИЕ ВРЕМЕНИ Я бы не желал ничего на свете более того, что ты должен знать, как должен знать и любой самый незначительный человек на свете, чем истину значимости и использования времени. Эта истина у всех на устах, но лишь немногие люди овладели ею на практике. Каждый дурак, который разбрасывает все свое время попусту, произносит, однако, банальные, избитые изречения, имя которым легион, чтобы доказать еще раз важность и быстротечность времени. На солнечных часах во всей Европе имеется остроумная надпись по этому случаю; так что никто не расточает свое время без того, чтобы ежедневно не услышать и не увидеть, как же это необходимо хорошо использовать свое время и как непоправимы потери времени. Лорд Честерфилд Письма к сыну

Спросите десять менеджеров или профессионалов о прессинге, который они испытывают со стороны времени. По крайней мере девять из них начнут оправдываться перед вами: и работают они без ограничения времени, совещания не имеют цели и тянутся бесконечно долго, рабочий день перегружен сверх всякой меры, чрезмерная бумажная работа и некогда заняться семьей. Общий рефрен речей такой: за день не выкроить даже и часа для спокойной работы. «Я даже не знаю, куда же они уходят», – сказал мне один менеджер. Он был один из нескольких, кто вступил в дискуссию, чтобы понять правду.

Ведите журнал времени

Принцип ведения журнала времени или аудита заключается в том, чтобы разделить каждый день следующей недели или двух на пятнадцатиминутные интервалы. К концу каждого часа вы записываете, как вы провели этот час.

Вы можете использовать обычный большой настольный ежедневник, на странице каждого дня вы записываете, какие задания вы должны выполнить. Вы можете использовать для этого и простой лист бумаги. Формат бумаги выберите такой, с каким вам удобнее будет работать. Можете воспользоваться следующей полезной системой обозначений.

Таблица 3.1. Обозначения для журнала времени

Код	Вид деятельности	Определение, если необходимо	Заметки
К	Комитеты	Любые предварительно обговоренные с вами групповые встречи, как с повесткой дня, так и без повестки.
И	Интервью	Любые предварительно обговоренные формальные и неформальные беседы, имеющие цель.
Д	Дискуссии	Обсуждения, не попадающие под классификацию К и И.
О	Образование	Участие в лекциях, тренировках, конференциях и семинарах.
Ф	Работа над внешним видом
Т	Телефон
Дк	Диктовка
П	Писанина
Ч	Чтение
Ип	Инспектирование	Персональное посещение рабочих мест, хождение пешком по рабочим делам.
Пд	Поездки	Поездки на работу и в другие места, не связанные с предыдущим пунктом.
М	Мышление
Др	Другие
		Определите, что конкретно

Ведение журнала приводит к началу, а затем и поддержанию процесса самодисциплины, но если вы однажды погрузитесь в него, он будет у вас отнимать меньше времени, чем вы можете представить. С течением времени он будет отнимать у вас не более пяти минут в день.

После того как вы начнете выполнять эту процедуру, вы можете обнаружить, что ваш пятнадцатиминутный кофейный перерыв занимает обычно около тридцати минут. Вы можете, например, подходить к кофейному автомату и возвращаться в свою очередь.

Просмотрите журнал в конце каждой недели. Вы будете удивлены, насколько мало в процентном отношении вашего времени идет на действительно приоритетные задачи, записанные на вашем листе. Планируя время, борясь со случайностями, думая о возможностях, заряжая ваши батареи различными способами, часто испытывая неудачи, вы будете день ото дня сжимать ваше время, сильнее нагружая его или высвобождая его от других более рутинных дел.

Если так, то это серьезный вопрос. Эффективность работы менеджера тесно связана с тем, как он использует время, необходимое для контроля, а также для обдумывания возможных путей развития, если он хочет избежать постоянного управления кризисной ситуацией. В частности, при достижении результатов коллективом людей очень важно, чтобы лидер рабочей группы так распределял свое время, чтобы он мог думать о завтрашних проблемах и обсуждать проблемы сегодняшние.

Вы можете считать, что у вас нет соображений по поводу того, как вы в действительности проводите свое время. В этом вопросе не стоит слишком доверять памяти, поскольку мы стремимся вспомнить часы, проведенные продуктивно в течение дня, и отодвинуть на задний план потерянное время или время, использованное недостаточно эффективно. Это не слишком отличается от одной древней надписи на солнечных часах: «Я записываю только солнечные часы». Большие промежутки или малые отрезки времени, за которые не происходило относительно важных событий, удобно забыть. Но тщательный аудит времени покажет важную информацию о сумме ваших потерь.

После того как вы провели учет в течение трех или четырех дней, вы можете начать изыскивать возможности для улучшения ситуации. Например, вы записали, что вы тратите больше времени, чем предполагали, на чтение газет или журналов, или компилируете рутинные отчеты. Нельзя ли последний пункт делегировать? В конце этих двух недель, когда данные у вас на столе, попытайтесь оценить суммарное время, потраченное на каждый вид деятельности, согласно представленной таблице 3.2.

Просмотр и размышление

После записи ваших данных способом, указанным выше, вы можете сделать предварительный обзор того, как вы проводите ваше время. Ниже представлен ряд вопросов, на которые вам следовало бы получить ответы:

Таблица 3.2. Резюме данных журнала учета времени

Виды деятельности	Затраченное время	% времени
Комитеты Интервью Дискуссии Образование Внешний вид Телефон Диктовка Писанина Чтение Инспектирование Поездки Размышление Другие

1. • Отражает ли распределение времени ваши приоритеты? Уделяете ли вы большую часть вашего времени вашим ключевым функциям и самым важным обязанностям вашей работы?
   • Какие виды деятельности поглощают значительную часть вашего времени и не дают никаких результатов? Что случится, если вы перестанете ими заниматься совсем?
   • Сколько времени ежедневно вы можете использовать по своему усмотрению, в отличие от собраний и других коллективных встреч? Может ли это время быть консолидировано в один большой период вместо отдельных маленьких отрезков?
   • Может ли какая-нибудь работа быть сделана быстрее или проще без ущерба для других видов деятельности?
   • Может ли время, проводимое вами на работе, использоваться с большей эффективностью за счет привлечения ваших подчиненных и вашего секретаря ?.

Ответы на эти вопросы отчасти покажут, какие задачи вы должны считать приоритетными в менеджменте времени или, используя профессиональный подход, какие виды деятельности должны поглощать наименьшее число часов.

Чтобы выправить это несоответствие, почему бы вам не завести ежедневный журнал, в котором вы учитывали свои цели, стремления и достигнутые результаты, а не просто виды деятельности. Первое, что вам необходимо, – это четко определить для себя ваши цели и стремления – эти вопросы будут рассмотрены в последующих трех главах.

Что происходит при управлении временем

В последние годы было проведено более двадцати исследований, использующих ведение ежедневников и/или методов наблюдения работы менеджера. Ниже приводится сложная картина, проясняющаяся из этих исследований.

Менеджеры стремятся работать много часов, включая сюда и письменную работу на дому, деловые встречи и общественные события, связанные с бизнесом. Менеджеры высшего звена работают больше времени, но учет показал, что их работа, определенная должностными инструкциями, должна занимать более короткий рабочий день. Во время работы менеджеры крайне заняты. В первую очередь менеджер уделяет внимание порядка 300 отдельным делам за день, уделяя каждому не более минуты из своего восьмичасового дня. Возможно, он знал, что за ним наблюдали.

Рабочее время менеджера разделено на краткие эпизоды, длительность которых меняется от двух до девяти минут. Они не следуют друг за другом в каком-нибудь определенном порядке. Во время этих промежутков происходит краткое, но энергичное обсуждение проблем. Причем не предпринимались попытки оценить приоритеты обсуждаемых вопросов: все считалось крайне необходимым.

Перерывы в рабочем дне проходили по расписанию. Некоторые руководители делали по сорок телефонных звонков в день и принимали до тридцати посетителей. Написание документов, консультирование, официальные встречи, инспекционные проверки других менеджеров обильно и беспорядочно следовали друг за другом.

Менеджеры всех уровней проводят большую часть своего времени в своих собственных департаментах. Высшее руководство чаще предпочитает быть в своем офисе или в других департаментах, чем посещать рабочих предприятия.

Такая практика отличается от практики японских высших менеджеров. Когда его спросили, почему он так много времени проводит среди рабочих, президент фирмы «Тойота» ответил: «Мы не можем делать автомобили в моем офисе».

В подавляющем большинстве передача информации менеджерами осуществляется устно при личном общении. Число контактов увеличивается по мере увеличения служебного положения менеджера. Общение с подчиненными занимает от одной до двух третей общего времени менеджера, в то вре-

мя как общение с вышестоящим начальством составляет существенно меньшую часть от этого времени.

Планирование является ключевой функцией руководства, но исследование показало, что только часть менеджеров является подлинными мастерами в этой сфере. Периоды времени, когда менеджера не прерывают и он может полностью отдаться планированию, по-видимому, являются наиболее редкими при ежедневном планировании. В среднем у менеджера на планирование уходит менее 5 процентов времени.

В заключение исследование подтвердило, что мы не слишком точны в своей оценке того, сколько времени нам требуется для отдельных видов деятельности. Например, менеджеры имеют тенденцию переоценивать время, которое они уделяют производству, работе с документами, телефонным звонкам, осмыслению ситуаций, и недооценивают время, которое уходит у них на совещания и обсуждения.

Проведенные исследования поставили вопрос: «В какой степени менеджер в состоянии контролировать свое собственное время?» Один исследователь сделал неправильное заключение: «Даже если руководители захотят изменить свое поведение, они не имеют никакой возможности сделать это. Содержание их рабочего дня только в малой степени определяется самими менеджерами, и трудно что-нибудь изменить без существенных изменений в организационной структуре, частью которой они сами и являются. Перед началом исследования я всегда думал о высшем руководителе как о дирижере оркестра, стоящем в стороне на своем возвышении. Теперь я в некоторых отношениях склонен рассматривать его как марионетку в марионеточном спектакле, в котором действуют сотни людей, дергающих за веревочки и заставляющих его действовать тем или иным образом».

Ключевые моменты

• Не будьте самоуверенны, не считайте, что вы знаете, как вы тратите свое время. В течение одной или двух недель подробно наблюдайте и записывайте, как вы тратите свое время.
• Проанализируйте и рассмотрите способы, которыми вы организовали, спланировали, приготовили, использовали и потратили свое время за пять дней, и предложите конкретные действия, с помощью которых вы собираетесь увеличить эффективность вашей работы в этом направлении. Например, сравните, как вы действительно потратили час и как вы планировали этот час потратить в свете текущих целей и стремлений в вашей работе.
• Изучение работы менеджеров подтверждает, что большинство из нас планируют свою работу, поскольку время – это наш самый драгоценный ресурс. Пока мы не начнем управлять временем, мы не сможем управлять ничем.
• В результате чтения этой главы, а также письменного учета того, как вы тратите свое время, вы будете развивать личное ощущение времени. Это ощущение необходимо, поскольку оно будет влиять на вас в течение всего рабочего дня.

«Бегите галопом, месье, и не забывайте, что мир был сотворен за шесть дней. Вы можете просить у меня все, что пожелаете, кроме времени».
Наполеон

Цель этой главы состоит в том, чтобы помочь вам мыслить стратегически о вашей жизни и работе. Это предполагает попытку с вашей стороны посмотреть вперед по времени, существенно далее ваших текущих обязанностей, увидеть, если вы сможете, различить очертание событий, которые должны произойти. Какой ландшафт сможете вы увидеть на горизонте? Вы сможете захотеть выбрать некоторые особенности или области (часто отвергаемые другими), в которых вы будете гидом самому себе. Они могут быть названы вашими стратегическими целями. Их совокупность составляет ваше желаемое будущее.