Библиотека

Большинство из нас работают в офисах. Офисы могут быть самые разные: от роскошных апартаментов в штаб-квартирах больших организаций до отдельной небольшой комнаты профессионала или свободного предпринимателя.

По мере достижения успехов в планировании вашего времени вы начнете осознавать опасность, которую представляет для вас офисная жизнь, поскольку офисы населены разными людьми и эти люди могут распоряжаться своим временем не самым рациональным образом. Еще хуже, если они начнут злоупотреблять вашим временем или мешать вашим усилиям сотнями различных способов.

Не поймите меня неправильно; я горячий сторонник совместной работы с другими людьми. Работа в группе не только важна, но и по большей части приносит удовлетворение. Но существует огромная разница между редким явлением высокоэффективной работы слаженной группы и работой большинства остальных групп. Основная характеристика такой группы заключается в стремлении каждого ее члена, будь то он или она, использовать свое время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего результата.

Точно так же, как многие продукты в наше время имеют маркировку, предупреждающую о нанесении вреда здоровью, так и в некоторых офисах следует повесить объявление, предупреждающее о потере времени: ВНИМАНИЕ, РАБОТА В ЭТОМ ОФИСЕ МОЖЕТ НАНЕСТИ УЩЕРБ ВАШЕМУ ВРЕМЕНИ.

Входит или нет ваш офис в эту категорию, зависит от взаимоотношений и мастерства ваших коллег или подчиненных. Представьте на мгновение, что ваш офис – это оазис в африканской степи. Хищники знают, где найти дичь в этих местах в определенное время. Главные растратчики времени точно знают, где вы будете находиться, если они захотят поживиться кровью вашего времени.

Цель этой главы – помочь вам преобразовать ваш офис в платформу для эффективных действий. После того как вы ее прочтете, вы познакомитесь с принципами управления временем в офисе и сможете некоторые из них применить в вашем собственном офисе уже на следующей неделе.

Планирование офиса

Вы будете незаметно терять время, если ваше рабочее место недостаточно хорошо организовано. Безусловно, не стоит быть одержимым в отношении обстановки офиса. Признаком персоны достаточно высокого статуса является его постоянная забота о качестве покрытия или размерах рабочего стола. Но вы должны приложить усилия для того, чтобы правильно и функционально расставить мебель в офисе, чтобы обеспечить себе максимальную свободу и возможность эффективной работы.

Ваша индивидуальность естественным образом проявляется в ваших симпатиях и антипатиях, проявляющихся при оформлении офиса. Работа изменяет привычки. Но вы сможете проверить, используя приведенные ниже тесты, обеспечивают ли ваши привычки эффективную работу в офисе. Возможно, вы приобрели ряд таких привычек, которые не способствуют эффективной работе. Если положение таково, то такую неэффективную рутину следует модифицировать, а может быть, и вовсе от нее избавиться.

Ваш офис должен быть так освещен, чтобы вы могли комфортно и эффективно работать. Оборудование и материалы, которыми наиболее часто пользуетесь, должны быть под рукой. Например, если вы используете в повседневной работе персональный компьютер, то он должен стоять на вашем столе, чтобы при создании или просмотре документа вам не приходилось вставать из-за стола.

Таблица 8.1. План офиса

Комфортность и эстетичность играют важную роль при оформлении вашего офиса. Представьте себе, вы входите в свой офис и впадаете в депрессию от одного вида своего рабочего места: документы не разобраны и лежат кучей, немытые чашки из-под кофе, пыльные и грязные окна и мрачное внутреннее убранство. Измените ситуацию! Просто удивительно, насколько лучше вы почувствуете себя в офисе, только что приведенном в порядок, с хорошо освещенными стенами, на которых развешаны картины и гравюры, с полом, покрытым паласом, со свежими цветами или живыми зелеными растениями в горшках.

Хорошее освещение особенно необходимо, чтобы ваши глаза не уставали и вы не страдали головной болью. Желательно, чтобы свет от окна падал на рабочий стол слева, и прямо перед вами не располагались никакие яркие источники света. Желательно также уменьшить уровень шумов, то есть чтобы люди разговаривали тише и ходили меньше в непосредственной близости от вас.

Никогда не жалейте денег на приобретение комфортабельных и функциональных кресел как для себя, так и для своих сотрудников. Это совсем не означает, что вы должны покупать плюшевые кресла, подобные креслам в первом классе самолета. Боль в спине – это всеобщая болезнь и страдание всех, кто сидит в плохо сконструированных креслах. Проконсультируйтесь у специалистов и покупайте кресла, которые позволят вам и вашим сотрудникам работать без напряжения в спине и избавят от физической усталости.

Необходимо хорошо продумать планировку вашего офиса. Если вы старший менеджер или исполнительный директор, то ваш офис должен иметь не только ваше рабочее место, но и стол для проведения встреч и совещаний. Один из возможных дизайнов офиса приведен на рисунке слева.

Ваш стол следует расположить таким образом, чтобы вы отвернули от него лицо, когда вы начинаете говорить с вошедшим посетителем. Если вы разговариваете с посетителем через стол или уткнувшись в бумаги, то это создает между вами и вошедшим барьер, если не сказать баррикаду.

Если вы много пишете, да еще и правой рукой, то источник света должен быть расположен слева от вас. Желательно не располагать письменный стол прямо перед окном, поскольку вид из окна будет вас отвлекать и мешать сосредоточиться.

Для работы, отвечающей требованиям научной организации труда, поверхность стола имеет важное значение. В этом отношении офис подобен кухне. Одного письменного стола недостаточно. Вам также необходим рабочий стол или придвижной столик к вашему письменному столу или расположенный близко от вас.

Если вы много ездите, то в вашем офисе должно быть предусмотрено место для хранения одежды и вашего багажа, что позволит вам сохранить ваше время. Если в вашем офисе нет подходящего отделения для этой цели, то небольшой гардероб вполне обеспечит вас необходимым пространством.

Обратите внимание, что стол для конференций на рис. 8.1 круглый. Вы, конечно, помните, что первым ввел в обращение круглый стол легендарный король Артур.

В отличие от продолговатого стола круглый стол препятствует утомительным ссорам о председательском месте среди собравшихся рыцарей. Никто не мог пожаловаться, что он сидит на нижнем конце стола. Круглый стол символизирует высокую степень равенства собравшихся за ним людей. Он подчеркивает, что основной смысл совещания заключается в том, что каждый должен высказывать свои мысли без опасения и никому не оказывается предпочтение. «Когда перед нами стоит проблема, – писал один из менеджеров компании «Шелл», который выслушивал предложение одного из своих сотрудников, собравшихся вокруг круглого стола в его офисе, – мы собираем вместе специалистов, которые способны лучше других разобраться с этой проблемой, и при ее обсуждении мы все равны». Часто мы слышим очень интересные предложения от весьма молодых людей, и очень важно, чтобы все они чувствовали себя свободно и могли на равных условия обсуждать проблему. Почему-то круглый стол лучше всего подходит для этой цели и, кроме того, весьма практичен.

Искусство использования письменного стола

На вашем письменном столе не должно быть никаких других бумаг, за исключением тех, с которыми вы работаете в данный момент. Это позволит вам сосредоточиться только на той работе, которую вы сейчас выполняете. Умение сконцентрироваться сэкономит вам много времени.

Посмотрите внимательно на ваш письменный стол в следующий раз, как только вы за него сядете. Не увидите ли вы беспорядочно разбросанные бумаги, письма и папки, лежащие друг на друге? Такой хаос, во-первых, мешает продуктивно работать, а во-вторых, держит вас в напряжении и выбивает из рабочей колеи. Первым делом очистите ваш письменный стол от всех папок, чтобы сосредоточиться на том, что необходимо делать сейчас. Если у вас возникают сомнения, спросите себя: «Что такое ужасное случится, если я выброшу эту бумагу?»

После того как вы очистили поверхность стола, устройте так, чтобы вы не тратили понапрасну время на поиск, например фломастеров, скрепок для бумаги, линейки, ножниц, степлера, бумаги, конвертов, блоков для записей и т. д. Вспомните снова старое мудрое правило – место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте.

Смотрите на ваш письменный стол и как на рабочее место, и как на сундук для инструментов. Многие менеджеры ведут себя так, как будто все четыре стороны их письменного стола представляют собой корзины для ненужных бумаг, или хранилище для всякого хлама, или плоскость для сваливания корреспонденции и папок для бумаг. Один менеджер, тщательно записывающий расходы своего времени, отметил однажды, что он потратил один час и 17 минут на поиск важного документа на поверхности и в ящиках стола!

Работа с документами

Рассортировав ваши папки с бумагами и избавив себя от ненужных бумаг наиболее надежным способом (выбросив их в корзину), вы готовы теперь управлять потоком новых бумаг: различных документов, которые оказываются у вас на столе каждый день.

Один из самых надежных и часто рекомендуемых способов работы с бумагами заключается в том, чтобы брать каждый документ в руки только один раз. Этот способ еще называют идеей, оцененной в миллион фунтов. Менеджеры, которые познакомились и применяют этот метод, сохраняют себе один час в день, или 220 часов в год. Не откладывайте в сторону письмо или памятную записку, на которые нужно ответить, до тех пор, пока вы не подготовите ответ. Часто гораздо проще обдумать ответ сразу после того, как вы прочитали письмо и ваша реакция на него еще не забыта.

Существует противоположная точка зрения, утверждающая, что для правильного восприятия письма его необходимо прочесть несколько раз. Действительно, бывают ситуации, при которых вам необходимо более глубоко обдумать предложения, содержащиеся в письме, чтобы дать на него немедленный ответ. В таком случае отложите решение по проекту, который содержится в письме, особенно если вам нужно предварительно посоветоваться.

Подобные достаточно жесткие методы работы с письмами и сообщениями потребуют от вас постоянной практики и железной воли. Но тем не менее они являются основой работы с документами, и, придерживаясь их, вы вскоре выработаете правильную привычку.

Если письма приходят целыми мешками, не поддавайтесь панике. Сортируйте их каждое утро по отдельным стопам, соблюдая приоритеты:

Таблица 8.2. Горы рассортированных документов

К исполнению	Если вы можете полный ответ на документ, сделайте это немедленно. Если это невозможно, начните действовать, то есть пометьте, что необходимо сделать, а затем положите ее в лоток для бумаг к исполнению или вставьте в соответствующую папку. Имейте эффективную систему «переноса принятия решений».
Принять к сведению	Прочитайте, а затем подшейте в папку, чтобы вернуться через определенное время, или выкиньте в корзину. Пометьте прямо на бумаге, что можно сделать по этому вопросу.
Прочитать	Эти материалы нет необходимости читать дважды. Сохраняйте их только в крайнем случае.
Для бумаг, тратящих попусту наше время	Если бумага не попадает ни в одну из перечисленных выше категорий, отправьте ее быстро в корзину для мусора.

Расположите стопу бумаг высшего приоритета, требующих вашего немедленного ответа, в центре письменного стола и не убирайте остальные бумаги с рабочей поверхности. В данный момент времени вы должны думать только об одном. Вы должны сконцентрировать все свои силы только на одной задаче. Все ваше внимание уделите только одной теме.

Полезно положить некоторые бумаги в выдвижной ящик стола или в папку с файлами, где она и будет находиться в гордом одиночестве до тех пор, пока кто-нибудь не спросит о ней. Я называю его ящиком для вылеживания бумаг. Вылеживание – это время, определяемое вашими привычками, но рассчитанное или обдуманное вылеживание является мощным оружием в вашем арсенале. Используйте его выборочно и не слишком часто. Некоторые проблемы, будучи предоставленными самим себе, решаются без нашего участия. Если кто-то спросит о такой проблеме, вы спокойно можете сказать, что вы пока изучаете вопрос, а затем быстро начнете над ним работать. Конечно, при таком подходе есть некоторая доля риска, но он позволяет вам сберечь часы, потраченные на решение таких задач, которые могут исчезнуть сами, до того как вы потратите на них некоторые, иногда значительные усилия. Заглядывая в ящик стола время от времени и только просматривая лежащие там документы, вы всегда будете в курсе того, что вам следует делать, если возникнет необходимость принять быстрое решение по какому-нибудь документу.

Последнее правило: очистите поверхность стола полностью или, по крайней мере, приведите ее в полный порядок и сделайте это своей привычкой. Не может быть хорошего работника, если у него на верстаке разбросаны тупые инструменты, деревянные стружки и в банках застывший клей к концу рабочего дня. Чистая поверхность вашего письменного стола – это фундамент для вашей завтрашней работы.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ: МЕТОД МАРКСА И СПЕНСЕРА В 1956 году сэр Симон Маркс, директор фирмы «Маркс и Спенсер», обратил внимание на двух менеджеров, работающих сверхурочно и проверяющих карточки учета запасов. Он выяснил, что миллион таких карточек заполнялся ежегодно. После изучения вопроса он обнаружил, что эти учетные карточки не были абсолютно необходимыми и могли быть заменены существенно более простыми методами инвентарного учета, такими, как учет чеков, полученных от покупателей при передаче им товара и наколотых на металлический штырь. Этот успех позволил фирме начать кампанию по уменьшению излишней канцелярской работы. Были проверены каждая папка с файлами, формы учета и контроля и все виды канцелярской работы. Перед каждым менеджером был поставлен вопрос: «Не обрушится ли бизнес, если мы откажемся от этой формы учета?» В первый же год работы фирма избавилась от 26 миллионов листов-форм и карточек общим весом в 120 тонн. Например, табели учета времени были ликвидированы, а ответственность за выполнение графика прихода и ухода сотрудников была возложена на контролеров. Эти принципы избавления от излишней и упрощения любой канцелярской работы и далее неуклонно применялись в работе компании «Маркс и Спенсер». Руководящий принцип формулируется просто: «Если сомневаешься в бумажке, выброси ее в корзину». Реализация этого принципа означает, что люди могут полагаться на него при осуществлении общего курса в своей главной войне с бумагами. Иначе детальные руководства и чрезмерно подробные отчеты будут приводить к излишнему контролю, который будет снижать эффективность работы фирмы. Другой ключевой принцип – это идея «разумного приближения». Он означает, что получение приближенных данных, достаточных для всех практических целей, является более разумным, чем поиски совершенства. Как говорил сэр Симон Маркс: «Те, что делают фетиш из совершенства, теряют время и деньги, которые могли бы быть потрачены с большей пользой».

Как эффективно читать и писать

Если вы постоянно работаете с документами, то стоит оценить ваше искусство читать и писать. Повышение вашего мастерства работы с документами – это верный путь сохранения вашего времени.

Начнем с умения писать. Мысли, которые возникают у вас, вы записываете с помощью авторучки, пишущей машинки или компьютера. В кошмарной войне с бумагами вы принимаете участие либо на стороне решения проблемы, либо остаетесь с нерешенной проблемой.

Ясность, простота и краткость – вот основные качества делового письма. Если вы добавите к ним основательность, энергичность и стиль, то из-под вашего пера будут выходить высококачественные письма и документы. Кроме того, вы сможете написать большее число документов за меньшее время. Как же развить в себе привычку писать ясно, просто и кратко? Есть один способ, с помощью которого вы сможете дисциплинировать себя, если будете пользоваться простой системой, когда диктуете письмо или пишете документ. Сначала наметьте правильную схему:

Таблица 8.3. Шаги к ясности изложения

Подумать	Для чего я пишу письмо? Определите с максимальной точностью, чего вы хотите добиться, отправьте это послание. Найдите центральные абзацы письма, на которое вы хотите дать ответ. Подчеркните ключевые проблемы или вопросы, на которые вы должны ответить. Попытайтесь поставить себя на место читателя вашего послания.
Список	Кратко запишите каждую мысль, которую вы хотите выразить на листке бумаги.
Привести в порядок	Приведите все вопросы, затрагиваемые в письме, в логический порядок, выбросив все не относящиеся к делу.

Не включайте слишком много вопросов в одно письмо, иначе вы рискуете перегрузить читателя информацией. Помните, что читатель обратит основное внимание на то, что больше всего интересует его, и пропустит все остальные ваши перлы.

Соблюдайте краткость и простоту. Нельзя добиться краткости, перегружая читателя чрезмерной информацией. Избавьтесь от не относящихся к делу, чрезмерно длинных и повторяющихся предложений. Старайтесь писать письма или докладные записки только на одной странице – они легче усваиваются. В ваших письмах избегайте жаргона, неопределенности и излишне официального языка. Пишите разговорным языком, короткими предложениями и обычными словами.

Искусство чтения, однажды приобретенное, также будет сохранять вам время. Пройти курсы быстрого чтения не составляет труда. Люди, закончившие курсы быстрого чтения, с помощью упорных тренировок достигают высокой скорости. Наибольшая экономия вашего времени и польза для вас будет тогда, когда вы читаете только самые главные места письма, а не пытаетесь с большой скоростью прочитать все от строчки до строчки.

Теперь, когда методы копирования безмерно увеличили количество бумаг, которые плодятся и распространяются в организации, очень важно развить в себе способность просмотреть, скажем, доклад быстро и точно. Не думайте, что вы должны прочитать каждое слово. Просмотрите его, как вы просматриваете газету. Начните с заголовка на обложке. Затем просмотрите введение, где автор рассказывает вам о целях доклада и методах достижения целей, которые он использует. Затем быстро пробегите оглавление доклада. Попытайтесь определить основные идеи в каждой главе или разделе. Прочитывайте детали только в том случае, если они имеют отношение к основной идее, представляющей для вас интерес. Используя этот метод, вы сможете стать профессионалом, схватывая суть доклада или книги за очень короткое время.

Не пытайтесь всегда читать с высокой скоростью. Вы можете случайно пропустить фразу, документ или книгу, которая может оказаться в высшей степени полезной вам в будущем. Не проноситесь мимо нее сегодня. Прочитайте ее раз или два на досуге, делая на ней пометки. Таким образом, вы усвоите эту информацию, и она станет вашей неотъемлемой частью.

Заставьте телефон работать на вас

Телефон – это мощный инструмент, позволяющий сберечь время, если правильно им пользоваться. С помощью телефона вы можете получить информацию, которую вы ожидали бы дни или недели, приди она к вам по почте. Но он не только сохраняет время, телефонные переговоры могут сберечь деньги, избавив вас от необходимости значительных затрат на путешествие. Кроме того, в отличие от письма телефон позволяет вам вести диалог с другим человеком. Конечно, беседа по телефону уступает личной встрече, но она часто все-таки лучше, чем обмен письмами.

Как много времени проводите вы, ведя телефонные разговоры? Ряд исследований показал, что менеджеры могут как переоценивать, так и недооценивать время, которое они тратят подобным образом, и что это время составляет порядка 50 процентов рабочего дня. Если вы еще не сделали, то попробуйте в специальном журнале регистрировать в течение одной недели время, которое вы тратите на разговоры по телефону. Используйте для этой цели секундомер с остановом, чтобы получить точную картину.

По завершении ваша первая реакция может быть такой: «Я не знаю, о чем я так долго разговаривал». Ниже приведен ряд практических способов, позволяющих эффективнее использовать ваш телефон.

Планирование	Введите в привычку планировать каждый телефонный разговор, который вы собираетесь сделать, используя систему сокращенных записей, предложенных выше для писем. Сделайте краткие заметки о том. что вы хотите сказать или выяснить, с тем, чтобы прояснить для себя цель звонка. Эти простые действия сохранят ваше время и время вашего собеседника на другом конце телефона. Вы должны стремиться к тому, чтобы общение было кратким, ясным и дружелюбным.
Группирование	Зарезервируйте время для каждого дня, когда вы будете звонить по телефону, а если возможно, то и время для ответа на телефонные звонки вам. Постарайтесь спланировать ваши звонки перед ленчем или ближе к концу дня, когда люди менее склонны к разговорчивости, и вы увидите, что ваши телефонные разговоры стали намного короче.
Выбор времени	Купите трехминутные песочные часы и установите их около телефона. Цель такого прибора – успешно закончить каждый телефонный разговор за три минуты, при этом не проявляя поспешности, избегая молчания и грубого тона. Ведите учет, и вы увидите, если сумеете управлять собой, как ваши успехи в телефонных переговорах растут с каждой неделей.

Обуздание телефона дает отличные практические результаты. Производительность труда возрастает не менее чем на 23 процента в год, как было доложено Северо-западной компанией взаимного страхования жизни, после введения тихого часа в течение одного дня в неделю, когда входящие телефонные звонки отключались и работа продолжалась без перерывов. #page#

Как контролировать перерывы в работе

«Время – это портниха, специализирующаяся на переделках», – сказал однажды писатель Фэйт Болдуин. Значительная часть вашего времени тратится на незапланированные изменения. Ваш тщательно спланированный день часто заканчивается тем, что план оказывается разорванным на клочки.

Повторите высказывание, сделанное ранее: не позволяйте, чтобы постороннее вмешательство прерывало вашу работу. Вы должны предусмотреть возможность так называемых перерывов в перспективе. Например, течение вашей работы прерывает лицо, статус которого существенно выше вашего, причем сам перерыв может иметь для вас благоприятные последствия. После того как разговор закончится, вы убедитесь, что нарушение ваших планов дало прекрасные результаты. Другими словами, перерывы могут быть как хорошими, так и плохими. Ваша оценка ситуации предполагает и ваш ответ. Вы фильтруете перерывы, определяя, сколько времени вы можете уделить каждому из них.

Вы не можете исключить перерывы. Многие из них, как вы уже видели, требуют от вас выполнения работы, причем такой, за которую вам платят.

Вспомните, что раньше сказал доктор. Нельзя доктору, будь то мужчина или женщина, отказаться от вызова, даже если вызов разбудил его среди ночи. Разговаривая с пациентами, отвечая на тревожные вопросы матери, отвечая на непредвиденные звонки, доктор делает все или почти все, что составляет его работу, – так считают его пациенты.

Кроме того, вы должны составить такой план, чтобы свести к минимуму число нежелательных перерывов, если вы собираетесь эффективно планировать свою работу. Один час сосредоточенной работы стоит дороже, чем четыре часа, разбитые на пятиминутные отрезки нежелательными звонками или тривиальными телефонными вопросами. Заглядывайте в ваш журнал учета времени после каждого перерыва. Вы увидите, что полное время перерывов много больше, чем время, которое визитеры проводят в вашем офисе.

Учитесь управлять этими нежелательными перерывами, принимая решения и реализуя их на практике. Ниже приводятся несколько кратких указаний, позволяющих минимизировать нежелательные перерывы:

• Установите пределы времени и придерживайтесь их. Говорите: «Я располагаю пятью минутами – уложимся ли мы в это время или назначим другое время для встречи?»
• Установите приоритеты выполнения плана: вы будете крайне заняты до тех пор, пока не сделаете дела в установленные вами сроки.
• Если к вам зашли случайные посетители, не садитесь. Если они сели, то присядьте на край вашего письменного стола.
• Встречаясь с другим человеком в его офисе, вы сначала должны определить время окончания встречи.
• Избегайте маленьких разговоров, когда вы заняты; это увеличивает время, расходуемое на перерывы, вдвое.
• Обяжите незваных посетителей быть пунктуальными. Не бойтесь прервать прерывателя, спросив у него: в чем вопрос? Какова цель его звонка?
• Жестко соблюдайте график времени, но при этом будьте любезны к людям. Во время встречи все внимание уделяйте собеседнику. Умейте слушать. Проявляйте твердость, но при этом будьте доброжелательны и старайтесь быть полезным. Не позволяйте им уйти ни с чем, если вы в состоянии помочь им.
• Расположите часы таким образом, чтобы ваши посетители видели их, и не бойтесь время от времени поглядывать на них. Объясните, что у вас назначена следующая встреча; невинная ложь лучше, чем грубое прерывание.
• Используйте систему возврата телефонных звонков, если звонок достаточно важен, то звонивший повторит вызов.

Лицо, которое больше всего прерывает вашу работу в офисе, – это не ваш начальник, поскольку он или она идут на втором месте, это вы сами. Иногда все мы сами испытываем непреодолимое желание, чтобы нашу работу прервали. Обычно такое желание возникает, когда вы беретесь за домашнюю работу или решаете неприятную задачу, вы очень хотите, чтобы вас прервали. Вы ждете, чтобы вам позвонили. Или вам вдруг приходит в голову позвонить коллеге и обсудить совершенно незначительный вопрос, и вы сами прерываете работу. «Нет, нет, ничего срочного – просто звонок, чтобы перекинуться словами».

Существует множество способов, с помощью которых вы будете сами прерывать свою работу: выпить кофе, прервать работу над одним проектом и начать другой, болтая с вашим секретарем или коллегой, вы останавливаетесь в коридоре или чрезмерно долго задерживаете людей на совещании. Несмотря на протесты ваших оппонентов, вы продолжаете «спрашивать про это». Вы нуждаетесь в перерыве. Берегите себя, перерыв умеет мастерски маскироваться.

Ваш профессиональный ассистент

Секретарь в офисе, персональный ассистент, «правая рука»: множество имен есть у вашего профессионального помощника. Как бы их ни называли, но они жизненно важны для вашего профессионального успеха. Его или ее название должно отражать тот специфический вклад, который это лицо вносит в организацию.

Существуют различные типы секретарей, соответствующие разным уровням профессиональных знаний и мастерства, так же как и менеджеры различаются по видам деятельности и уровню компетенции. Обычно у старших менеджеров работают секретари более высокой квалификации. Они принадлежат к группе самых лучших профессиональных ассистентов – не следует путать с персональными ассистентами – хотя их и называют секретарями. Старое название не хочет умирать.

Если ваш секретарь является частью вашей эффективно работающей команды, тогда у вас действительно есть профессиональный помощник, который оказывает ценную помощь как вам, так и вашей организации. Он или она должны быть хорошо подготовлены во всех видах офисного менеджмента: коммуникабельны и доброжелательны, кроме того, владеть стенографией, уметь печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, уметь группировать документы в файлы и работать с телефоном. Другими словами, он или она должны быть настоящими профессионалами и быть одним из основных работников, сберегающих ваше время в офисе.

В наше время секретарь имеет в своем распоряжении персональный компьютер с набором офисных программ, оснащенный одним или двумя принтерами, электрическую пишущую машинку и монитор внутренней сети наблюдения. Такие секретари проводят меньше времени, приготовляя кофе и печатая на машинке, и больше занимаются администрированием, сбором и перепроверкой информации, интерпретацией данных и анализом.

Вместе с тем развитие информационных технологий приводит к изменению традиционных функций секретаря, поскольку персональный компьютер и электронная почта позволяют менеджеру самому отправлять свои письма, обеспечивая существенную экономию времени самого менеджера. Теперь некоторые менеджеры, вместо того чтобы контролировать работу своих секретарей, сами находятся у них под контролем, когда секретари исправляют ошибки менеджеров при работе с различными офисными программами компьютера.

Автоматизация офиса приводит к тому, что функции секретаря смещаются в сторону выполнения административных обязанностей. Теперь ваш помощник помогает вам сэкономить время за счет следующих операций.

• Предотвращая нежелательные телефонные звонки или личные встречи. Посетители могут считать, что должны встретиться именно с вами, но ваш профессиональный помощник может направить просителя или просительницу к другому лицу, которое будет в состоянии решить возникшую проблему.
• Минимизация незапланированных перерывов. Ваш профессиональный помощник может назначить деловые свидания на время, которое отведено для этих целей в вашем еженедельнике, или, если вам звонят, попросить перезвонить вам в то время, которое удобно для вас.
• Самостоятельно разобраться с рутинной работой по сортировке корреспонденции. Заполнить различные бланки и анкеты и, с вашего разрешения, разобраться самому с частью вопросов, а не заваливать ваш стол грудами писем и проспектов.

Ваш профессиональный помощник сможет помочь вам лучше управлять вашим временем только в том случае, если вы сами уважаете его или ее время. Это означает, что вы не будете прерывать его работу без необходимости. Попытайтесь сгруппировать ваши запросы так, чтобы у вашего профессионального помощника было время, чтобы выполнить работу. Избегайте колебаний и старайтесь не менять своего мнения в вопросах приоритета после того, как вы поговорили с ним или с ней и сказали, что нужно делать.

Используйте карманный диктофон для того, чтобы давать инструкции по корреспонденции до тех пор, пока вашему секретарю будут необходимы указания по разбору входящей и исходящей корреспонденции. Вы можете продиктовать в диктофон письмо, а затем передать его секретарю, чтобы он отпечатал письмо в удобное для него или ее время.

Не будьте абсолютно точным. Чем меньше вы беспокоитесь о деталях, тем лучше. Высокое качество совсем не то же самое, что абсолютная точность. Хорошо сработавшийся офисный коллектив будет стремиться к достижению высокого качества работы, а не чрезмерно широкой и весьма иллюзорной цели точности исполнения. Не пытайтесь сделать из секретаря более совершенного работника, чем менеджер, вы должны поставить все точки над i и уточнить все детали сами.

Когда у вас в следующий раз возникнет искушение перепечатать весь отчет, потому что вы заметите некоторые незначительные грамматические ошибки, вспомните, что Декларация независимости содержала неисчислимое количество описок или ошибок, но тем не менее была выдающимся и абсолютно понятным документом.

Короче, ваш секретарь – это неотъемлемая часть вашей рабочей группы. Относитесь к нему или к ней как к профессионалу, а не как к слуге.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

• Окиньте внимательным взглядом ваш офис, когда вы в следующий раз войдете в него. Вы формируете офис или офис формирует вас? Вот в чем вопрос.
• Письменный стол – это рабочее место работы с документами. В конце каждого дня проверяйте, чтобы он был очищен и готов к работе. Все необходимые инструменты для вашего труда должны быть под рукой, так чтобы вы не говорили потом, что весь ваш рабочий день прошел в поиске.
• Разработайте систему сортировки входящих бумаг. Следите за тем, чтобы выполнялось правило: каждую бумагу брать в руки только один раз.
• Подобно искусству управления автомобилем, умение писать и читать документы также должно стать искусством. Ясное, простое и краткое письмо сохраняет ваше время и время вашего читателя. Попрактиковавшись, вы также научитесь читать быстрее: быстро и точно отмечая, что вообще не надо читать, а что должно быть только просмотрено, но не требует внимательного чтения.
• Телефоны в принципе позволяют значительно экономить время. Однако в неумелых руках они только разобьют ваш рабочий день на маленькие кусочки и не дадут возможности сосредоточиться.
• Делайте различия между перерывами. Есть перерывы и перерывы: некоторые хорошие, другие терпимые, некоторых следует избегать. Вашему ответу должна предшествовать серьезная оценка ситуации. Если вы будете пренебрегать данными в этой главе советами, позволяющими избегать опасностей, то в один прекрасный день вы можете серьезно прервать вашу работу на фирме.
• Зеркало всегда покажет вам человека, который больше всех прерывает спокойное течение вашей работы.
• Вы должны помочь вашему секретарю стать вашим профессиональным помощником. Такой человек является вашим стратегическим помощником в борьбе за использование вашего времени работы в офисе для важных и необходимых дел.

«Время растрачивает наши тела и наши умы,
но мы растрачиваем Время, следовательно, мы квиты»
Надпись на солнечных часах, 1746